Module\TermineTermine\Terminankündigung

Termine lassen sich über „Termin ankündigen“ in der Menüleiste ankündigen. Dies wird hier am Beispiel eines Kirchenkonzertes demonstriert:

Zuerst muss der Termin eingetragen werden, unser Termin sieht folgendermaßen aus:

 

Man sieht hier schon den Unterschied zwischen Notizen und Beschreibung. Notizen sind interne Information über den Termin, während unter Beschreibung die konkrete Beschreibung eingetragen werden sollte.

Der Termin kann jetzt angekündigt werden (typischerweise ein bis zwei Wochen vor dem eigentlichen Termin). Dazu auf „Termin ankündigen“ klicken. Es öffnet sich ein Dialog (siehe Abbildung 10), wo man auswählen kann, an welche Musiker der Termin angekündigt werden sollte (wer soll überhaupt kommen: Begräbnisensemble, Kapelle, Kapelle ohne Marketenderinnen…, vgl. auch 3.1), ob ein SMS und/oder Email versendet werden sollte uvm.

Unter Mail Text und SMS Text kann die Nachricht, welche in Folge automatisch an die ausgewählten Musiker versendet wird, bearbeitet werden. Die in geschwungenen Klammern geschriebenen Worte werden hier automatisch ersetzt. Aus „Hallo {vorname}! Folgender Termin steht an: {titel}…„ wird „Hallo Simon! Folgender Termin steht an: Kirchenkonzert…„.

Wird in Folge auf OK geklickt werden die SMS und/oder Emails verschickt.

 

Abbildung 10: Der Ankündigungsdialog

Das Email, das die betreffenden Musiker bekommen sieht folgendermaßen aus:

 

 

Man sieht, dass Dinge wie {titel} und {treffpunkt} automatisch ersetzt wurden. Es bietet sich für die Musiker nun die Möglichkeit sich mit Ja oder Nein zurückzumelden. Dazu muss er einfach auf die entsprechenden Felder klicken. Es öffnet sich der Internetbrowser und der Musiker sieht folgende Seite:

 

 

Im MuSYS selbst können die Rückmeldungen selbstverständlich auch angesehen und bearbeitet werden. Dazu öffnet man den Termin und klickt auf „Rückmeldungen“. Es öffnet sich folgende Ansicht:

 

 

Hier sieht man die Rückmeldungen der einzelnen Musiker, die man durch Klick auf „Ändern auf Kommt“ noch ändern kann. Rechts unten sieht man des Weiteren eine Aufschlüsselung der Anwesenheit  nach Register. Wurde der Termin per SMS angekündigt, so sieht man den Text der Antwort in dem Feld „Anmerkungen“. Zusätzlich bietet sich die Möglichkeit, an alle Musiker, welche sich noch nicht zurückgemeldet haben ein SMS oder Email zu schreiben („SMS an alle ?“). Markiert man eine einzelne Zeile, so lässt sich auch nur an den betreffenden Musiker ein Email. oder SMS schreiben.

 

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